Funkcje zgromadzenia wspólników
Zgromadzenie wspólników jest jednym z organów spółki z o.o. W zgromadzeniu mogą uczestniczyć wszyscy wspólnicy. Zdarza się jednak taka sytuacja, że wspólnik nie może uczestniczyć w obradach takiego zgromadzenia. Remedium w tym przypadku może być ustanowienie pełnomocnika. Pełnomocnik może być upoważniony wyłącznie do uczestniczenia w obradach organu do oddania głosu w imieniu mocodawcy. Na pełnomocnictwie mogą się znaleźć także inne informacje, na przykład zgoda na odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki. Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno zawierać takie dane, które umożliwią identyfikację osoby wspólnika i pełnomocnika. W przypadku danych wspólnika sprawa wydaje się prostsza, gdyż jej dane znajdują się w Krajowym Rejestrze Sądowym, dlatego
wystarczającym jest wskazanie jej imienia i nazwiska. Jeżeli chodzi o pełnomocnika należy wskazać dane indywidualizujące tę osobę, takie jak numer PESEL, czy serię i numer dokumentu tożsamości. Pełnomocnictwo takie musi być sporządzone w formie pisemnej i nie może być zatem udzielone w sposób ustny, czy też mailowy. Forma ta zastrzeżona jest pod rygorem nieważności, dlatego też jej niezachowanie będzie skutkować nieważnością samego pełnomocnictwa, ale i również nieważnością uchwał podjętych przy udziale takiego pełnomocnika. Dodatkowo dokument pełnomocnictwa musi zostać dołączony do księgi protokołów. W orzecznictwie i doktrynie jednoznaczny jest pogląd, że w przypadku tego rodzaju pełnomocnictwa nie znajduje zastosowanie art. 99 kodeksu cywilnego. Dlatego właśnie nawet jeżeli dla podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego to dla pełnomocnictwa upoważniającego do udziału w tym zgromadzeniu wystarczająca jest zwykła forma pisemna. Inaczej jest w przypadku glosowania pisemnego w trybie art. 227 kodeksu spółek handlowych, gdyż w tym zakresie istnieje spór co do tego, czy można w zwykłej formie pisemnej udzielić zgody na podjęcie przez zgromadzenie wspólników postanowienia, które dla swojej ważności wymaga zaprotokołowania w akcie notarialnym.
Kto może być pełnomocnikiem?
Pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników może być co do zasady każda osoba posiadająca
pełną zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnik może również reprezentować kilku wspólników i głosować inaczej w imieniu każdego z ich. Należy jednak podkreślić, że pełnomocnikiem nie może być członek zarządu lub pracownik spółki.
Autor: adw. Dominik Pindor